Содержание материала
Программа курса
Модуль 1. Документирование деятельности руководителя
Работа с документами
- Оформление и составление управленческих документов
- Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016
- Требования к бланкам документов и реквизитам
- Правила составления текстов управленческих документов
- Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
- Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
- Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
- Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
- Контроль исполнения документов. Сроки исполнения
Модуль 2. Профессия «Ассистент». Административное и организационное сопровождение руководителя
Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. Личные качества идеального помощника
- Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
- Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня
- Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия
- Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?
Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя
- Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно
- Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
- Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?
- Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очередность выполнения поручений?
- 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
- Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента
- Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества
- Работа с модулем «Задачи» в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника
- Эффективная работа с цветовыми категориями. Оптимизируем список задач для удобной работы
- Настройка пользовательского представления. Как сделать чек-лист в Outlook?
- Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
Travel – поддержка руководителя. Организация командировок
- С чего начать подготовку к командировке руководителя?
- Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
- Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
- Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
- Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента
- Организация досуга руководителя
- Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.
Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы
- Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаем полноценный офис на ноутбуке и в телефоне
- Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем и др.
Модуль 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря
Профессиональный имидж
- Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о секретаре и организации
- Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа
- Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
- Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам
- Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?
Основы делового этикета
- Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство
- Почему этикет — это важно? Разбираемся в понятии
- Этикет и протокол: в чем различия?
- Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться.
- Этикет как показатель уважения к посетителю/партнеру/клиенту
- Визитная карточка: как она должна выглядеть и как ее преподносить?
- Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?
Офисное гостеприимство как составляющая этикета
- Приемная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
- Правила поведения при гостях и посетителях
- Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения
- Очередность подачи напитков: кого обслуживать первым?
- Ситуация ожидания: обеспечиваем комфорт посетителю
- Искусство беседы. Запретные и рекомендованные темы
- Этапы организации совещаний. Как грамотно организовать конкурентное мероприятие и ничего не упустить?
Модуль 4. Деловой телефонный разговор
Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом
- Принципы и правила грамотного собеседника. Как секретарю продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
- Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
- Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
- Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, прием сообщений для шефа.
Телефонный разговор и его эффективность
- Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
- Техника вопросов: виды вопросов и их использование
- Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим.
- Приемы активного слушания для повышения эффективности разговора
- Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения
Модуль 5. Взаимодействие Ассистента с руководителем
Взаимодействие с руководителем
- Концепция «руководства вверх» — managing up.(Гарвардская модель)
- Как управлять отношениями со своим руководителем и его ожиданиями ?
- Как подобрать оптимальные инструменты руководства и адаптировать их к поведенческим особенностям вашего босса?
- Как подобрать формы взаимодействия с руководителем?
- Как грамотно принимать распоряжения и давать обратную связь руководителю?
Видео
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
- Аренда самолетов, вертолетов
- Обслуживание руководителей в VIP-залах аэропортов
- Организация частного транспорта и аренда автомобилей класса люкс
- Аренда и подготовка вилл
- Консьерж-сервис в командировке
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
Что дает компаниям Тревел-политика?
В первую очередь, Тревел-политика формализует процесс организации деловых поездок сотрудников. В документе прописывается инструкция, к кому можно обратиться, чтобы забронировать услуги, за какой срок до поездки это нужно сделать, какую информацию предоставить и т.д.
Формализация процесса снимает сразу несколько головных болей. Во-первых, у сотрудников появится пошаговая инструкция, которая поможет спланировать и организовать поездку быстро, безопасно и без лишней суеты.
Во-вторых, прописанные правила бронирования позволяют избегать конфликтных ситуаций между командированным и финансовым отделом. Правила дают четкое представление, каким классом можно бронировать авиабилеты, сколько можно тратить на проживание и в каком отеле стоит останавливаться, можно ли бронировать авто и пользоваться телефоном за границей, чтобы не было перерасхода бюджета и эту сумму впоследствии возместила компания.
В-третьих, бухгалтерия получает вовремя необходимые ей документы от командированных, так как о форме и сроках предоставления сотрудники также оповещены заранее.
Тревел-политика экономит деньги компании. Этот эффект происходит за счет установки лимитов на проезд, проживание и питание во время командировки. После изучения политики сотрудники уже не будут бронировать перелет бизнес-классом, если такая возможность не прописана (см. Пример ошибки при бронировании, которая чуть не лишила компанию нескольких тысяч долларов за одну поездку). А также за счет единых правил бронирования. К примеру, авиабилеты при бронировании не позднее 14 дней до вылета обойдутся компании дешевле, чем купленные накануне (см. Кейс).
Тревел-политика после внедрения экономит время сотрудников компании. Все действуют по инструкции, никто не пытается самостоятельно все организовать, не бегает по отделам, чтобы понять, какие документы нужно вернуть по возвращению, не трясет бухгалтерию с вопросами, сколько и когда ему возместят за командировку и т.д.
Политика содержит правила и рекомендации по безопасности в поездках. Используя специальные программы агентства, компании отслеживают местонахождение своих сотрудников во время деловых поездок и оперативно принимают меры при ЧС. Тревел-политика содержит контакты службы экстренной поддержки, с которыми сотрудники могут связаться и получить помощь в любой ситуации.
Как оптимизировать работу тревел-менеджера?
При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.
Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. OneTwoTrip For Business – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.